転勤や転職、退職など挨拶状を送る機会って結構ありますよね。
いざ挨拶状を書こうとしても、初めて書く人はどうやって書いたらいいのか悩みどころ。
私は少し教わったことはありますが、実際に書いたことがないので、正直よくわかっていません。
中には久しぶりで書き方を忘れてしまったなんて方もいるのではないでしょうか。
実際、挨拶状だけの話ではなく久しぶりにやることって案外忘れること多いですからね。
私も最近、久しぶりにやる仕事のやり方を、少し忘れていて焦りました。
そこで今回は、ビジネスでの挨拶状でのお礼の書き方とマナーで抑えるべきポイントを調べてきました。
書き方とマナーを知って簡単に挨拶状を書けるようになりましょう。
挨拶状でのお礼の書き方のポイント
お礼の挨拶状を書くってなったら結構難しく考えちゃう方もいるのではないでしょうか。
でも、安心してください。
抑えるべきポイントさえわかっていれば誰でも簡単に書くことができます。
その抑えるべきポイントとは、
- 形式にのっとって書くこと
- 簡潔な文章にすること
この2つだけです。
このたった2つのポイントを押さえておけば、誰にでも簡単にビジネスで使える挨拶状を書くことができるんです。
形式って言われてもどんなのだよって思う方もいると思います。
なので、その形式についても例を交えて紹介していきたいと思います。
形式について
簡単に言ってしまえば、挨拶状は｢前文｣、｢主文｣、｢末文｣の3つの構成で書きます。
この3つの構成で、簡潔な文章にまとめることが気を付けるべきポイントですね。
こうやって考えると意外と簡単に思えませんか。
では、ビジネスで使える挨拶状のお礼の書きかたの流れを紹介していきます。
ビジネス挨拶状のお礼の書きかたの流れ
会ってすぐにお礼の手紙が送られてきたら嬉しいですよね。
なので、お礼を伝えるための挨拶状は、会ってからなるべく早く出すのが良いです。
遅すぎると今更?ってなっちゃいますからね。
それは印象が悪くなってしまいます。
逆に、会ってからすぐ送られてきたら嬉しく思いますし、好印象ですよね。
新任･退任など転勤、転職、退職する際に送る挨拶状では、季節の挨拶を入れます。
では、季節の挨拶がいらない場合といる場合の挨拶状のお礼の書き方の流れを説明していきます。
簡単に言えば、｢挨拶｣から始まり、相手先の｢繁栄を喜ぶ言葉｣、｢感謝の言葉｣を書き、最後に｢締めくくりの言葉｣という流れです。
季節の挨拶がいる場合は、最初の｢挨拶｣に入れましょう。
朝、学校に登校するとき、会社へ出勤するときに最初にすることは挨拶ですよね。
朝だと｢おはようございます｣。
昼だと｢こんにちは｣など。
挨拶状も一緒で、一番最初に挨拶の言葉を入れなくてはいけません。
挨拶状など、手紙などの最初に｢拝啓｣、最後に｢敬具｣って書いてあるの見たことありませんか。
｢拝啓｣については説明した通り、一番最初の挨拶です。
｢敬具｣は、会話後立ち去る時にするお辞儀のようなもの。
目上の人と話した時って、最後にお辞儀をしますよね。
それと同じで｢敬具｣は、挨拶状をお辞儀とともに終える様子を表しています。
季節の挨拶がいる場合は、｢拝啓｣に続けて、季節の挨拶を書いていきます。
季節の挨拶がいらない場合は、｢繁栄を喜ぶ言葉｣と｢感謝の言葉｣を書いていきます。
ここでお礼の言葉を書く前に必ず、｢このたびはご多忙中にもかかわらず~｣など、一言添えるようにしましょう。
｢締めくくりの言葉｣を書くときは、前の文と同じ言葉が重ならないように注意しましょう。
私も文章を書くときは何回も同じような言葉を使ってしまって、最後に見直した時にくどいなってなってます。
意識しないとついつい同じような言葉を使ってしまいますから気を付けましょう。
ビジネス挨拶状のお礼の文例
長々と説明してきましたけど、実際に文例があった方がわかりやすいですよね。
なので、2つの文例を紹介したいと思います。
1つ目は、季節の挨拶がある場合です。
拝啓 残暑の候、○○様にはますますご活躍のこととお喜び申し上げます。
日頃より格別のお引き立てを賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、先日はご多忙中にもかかわらず○○の講師をお引き受けいただきまして、誠にありがとうございました。
おかげさまで，○○一同、○○の知識をより深めることができたと大変喜んでおります。
今後とも変わらぬご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもってお礼まで。 敬具引用;https://mc2.civillink.net/biz/orei.html
2つ目が季節の挨拶を入れない場合です。
拝啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り、厚くお礼申し上げます。
さて、このたび○○○に当たって○○○いただきまして誠にありがとうございます。
おかげさまで・・・
今後とも変わらぬご厚誼とご指導のほど、よろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、書中をもってお礼申し上げます。 敬具引用;https://mc2.civillink.net/biz/orei.html
先ほど説明した通り、｢挨拶｣から始まり、相手先の｢繁栄を喜ぶ言葉｣、｢感謝の言葉｣を書き、最後に｢締めくくりの言葉｣という流れですよね。
文例があるとわかりやすいですね。
私も一気に理解が深まりました。
ビジネス挨拶状のお礼を書く時のマナー
マナーって言われると身構えてしまうかもしれませんが、たった1つだけなので大丈夫です。
そのたった1つのマナーは、挨拶状をなるべく早く出すということです。
お礼をするわけなので、あまり遅すぎると失礼になってしまいます。
すぐに挨拶状を出して、きちんとお礼をすることで相手には好印象を与えることができます。
ビジネスにおいて、印象というのはかなり重要だと私は思います。
私だったら、ろくにお礼もできない人とは一緒に働きたくないなって思ってしまいます。
なので、ビジネス挨拶状だけの話ではなく、お礼はきちんとなるべく早くするようにしましょう。
まとめ
ビジネス関係の挨拶状って、本当に難しく考えちゃいますよね。
私も調べるまでは、すごい難しいイメージがついていました。
わからないことって、何に対しても難しく考えがちですよね。
ですが、調べてるうちに、思い出してきたことや初めて知ることがあり、わかってしまうと簡単だなって思いました。
形式にのっとって書くことで簡単に、しっかりとした俺を書くことができるということが、伝わりましたでしょうか。
挨拶状とビジネスは絶対に繋がっているので、あなたも形式にのっとって書き、相手に好印象を与えましょう。
